Nous vous assistons dans la gestion d’une consultation par appel d’offres

Formalisation des documents à vocation contractuelle

constituant ainsi un pack complet où les termes sont définis et homogènes d’un document à l’autre, en relation étroite avec les directions Achats et Juridique, que cela soit pour un appel d’offres privé ou en conformité avec le code des marchés publics.

A vos côtés avec la posture d’écoute d’un expert et celle de conseiller tel un avocat

permettant de vous conseiller et de défendre au mieux vos intérêts, idéalement en position de premier plan en binôme avec l’Acheteur lors des échanges face aux soumissionnaires ou bien en position de « chuchotement » en second plan.

Au final

qu’il s’agisse d’une consultation RFI ou plus tard d’un RFP, un appel d’offres fait intervenir plusieurs équipes pluridisciplinaires, tant en interne qu’auprès des soumissionnaires, et cet exercice très engageant requiert une méthodologie et une rigueur conséquentes pour en assurer le succès mais aussi la satisfaction de part et d’autre d’un travail bien mené, quelle qu’en soit la décision finale.

1.Préparation de l’appel d’offres
Nous co-élaborons les documents constitutifs de la consultation

Nous travaillons en particulier sur les documents suivants :

  • Le cahier des charges ou cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le cas échéant reprenant et enrichissant l’expression de besoins déjà constituée pour préciser notamment l’existant et les prestations de mise en œuvre et de maintien en condition opérationnelle attendues.
  • L’engagement de niveau de qualité de service (SLA), décrivant notamment les indicateurs clés de qualité du service attendu, leur mode de calcul et les pénalités associées.
  • Les éléments constitutifs que nous souhaitons voir figurer dans le futur plan d’assurance qualité (PAQ) qui sera l’un des premiers livrables du prestataire retenu.
  • Les tableaux financiers construits de façon pertinente et personnalisée pour coller au cahier des charges et simplifier l’analyse unitaire de l’offre, sa comparaison homogène avec les autres et sa capacité à être facilement consolidée pour une vue globale tous soumissionnaires. Cette construction pourra notamment faciliter le calcul de scénarios d’évolution afin de pouvoir évaluer la capacité de la solution / du service à être alignée avec les évolutions à la hausse ou à la baisse de l’entreprise cliente.
Nous prenons le temps de relire les documents standards Achats, règlement de consultation et autres clauses administratives, de façon à s’assurer que tout est « raccord », ne serait-ce que la terminologie employée dans l’ensemble des documents.
Idem pour le projet de contrat ou à défaut les clauses juridiques structurantes, notre apport consistant à veiller à la bonne articulation opérationnelle entre la réalité terrain et les clauses quelquefois trop standardisées et/ou peu applicables en pratique.

Si une démonstration ou une maquette de type « proof of concept » (PoC) est souhaitée, nous préparons également les ordres du jour et scénarios que nous souhaitons voir réaliser spécifiquement par les soumissionnaires concernés, bien entendu en laissant un espace-temps à la discrétion de chaque soumissionnaire dédié à la mise en avant de ses points différenciants. Il en va de même pour les soutenances.

Nous construisons également la matrice de lecture et d’analyse des offres, avec un système de notation structuré et conservateur, qui sera validé en toute rigueur par l’équipe projet avant la réception des offres.
2.Déroulement de l’appel d’offres
Nous co-analysons les réponses et négocions à vos côtés

Nous convenons de l’organisation de lecture et d’analyse des offres selon le rôle de chacun des membres au sein de l’équipe projet. Nous analyserons la totalité des documents et assurerons que chacun des documents soit lu et analysé par plusieurs personnes.
Le moment venu, il conviendra de confronter la notation de chacun et de converger sur chaque critère.

Nous co-préparons les supports pour informer le management de l’avancée de la consultation, des éventuelles difficultés rencontrées et le cas échéant des arbitrages attendus (sur la base d’une proposition de l’équipe projet qui est défendue en séance). Il en va de même pour les réunions de décision de short-list puis finale.
3.Formalisation des recommandations
Nous co-préparons les éléments d’aide à la décision par le management
FAQ
En savoir plus
Quels sont les facteurs clés de succès d’une consultation par appel d’offres ?

Ils sont nombreux et nos retours d’expérience démontrent l’importance de :

  • Informer et « vendre » en amont la consultation auprès des soumissionnaires consultés afin que ces derniers puissent l’anticiper, le qualifier et obtenir en interne la réservation de ressources d’avant-vente ad hoc pour pouvoir y apporter une offre technico-financière de qualité. Au final cette qualité s’en ressentira par un gain de temps lors de l’analyse, en évitant par exemple moultes allers-retours de questions/réponses.
  • Disposer d’un cahier des charges précis et très détaillé, tant sur l’existant que sur la cible attendue. A contrario les soumissionnaires auront tendance à couvrir le risque du flou par des provisions soupoudrées dans l’offre financière présentée. En outre, cela ne peut que réduire le risque d’un complément indispensable de consultation pour réaligner tous les soumissionnaires et sortir de l’impasse de réponses trop disparates pour disposer de réponses réellement comparables et concurrentielles.
  • Préparer et communiquer précisément le contenu de la démonstration et/ou de la maquette attendues, sous peine d’être trop dirigé par chaque soumissionnaire qui mettra davantage l’accent sur certains points au détriment d’une capacité à analyser de façon homogène l’ensemble des solutions concernées.
  • Ne pas contingenter notre consultant expert sur un rôle purement d’analyse technicofonctionnelle car la complétude de l’analyse se situe également dans la corrélation avec les prix, la négociation éclairée de ces derniers compte tenu de nos retours d’expérience en la matière, la lecture de certaines clauses contractuelles appliquées au terrain, etc.
  • Négocier et contractualiser de façon équilibrée entre les deux parties, sans quoi le contrat est voué à de multiples aléas d’avenants ou tentatives « pour se rattraper » dès le projet de mise en œuvre, de renégociation à échéance pour faire état de réalité terrain de part et d’autre, etc.
  • Planifier dès le début des revues dédiées auprès du management pour les tenir informés de l’avancement, des éventuelles difficultés rencontrées, des besoins d’arbitrage, voire des tendances qui se dessinent (avec rappel du besoin impératif de confidentialité) lorsque celles-ci sont disruptives afin d’anticiper et sécuriser la phase de décision finale.

Avez-vous un conseil pour la contractualisation ?

Autant nous recommandons que la négociation soit menée en permanence au fil des échanges de questions et réponses, autant la contractualisation doit être significativement anticipée dès la short-list annoncée, soit en mode quasi exclusif soit en mode compétitif. Pour ce faire, nous invitons nos clients à transmettre leur projet de contrat dès l’envoi de la consultation pour obtenir la position des soumissionnaires dès leur offre initiale et simplifier plus tard cette négociation contractuelle.
Notre grille d’analyse intégrant une note juridique, une analyse macro en sera faite pour enrichir la notation globale des offres avant short-list, quand bien même l’analyse fine avec le service Juridique n’en sera faite qu’après la short-list. Il est en effet déterminant que les soumissionnaires entendent que les termes du contrat ont une importance de poids dans le choix. C’est pourquoi il est important d’intégrer le service Juridique dès le lancement interne du projet d’appel d’offres.