Rappel gratuit 
Livre Blanc 
Assistance à la définition de la stratégie de localisation
Par l’harmonisation des impératifs de votre écosystème avec les réalités géographiques, démographiques et financières des zones d’implantations potentielles.
Filtrage, évaluation et présentation de sites pertinents
En activant nos réseaux d’organismes publiques et privés pour évaluer les dispositifs les plus favorables et les plus adaptés à vos attentes et contraintes.
Implantation "clés en main" de votre site
En assurant une gestion du projet complet couvrant l’assistance à la contractualisation, la mise en place logistique et technique, le recrutement, la formation, les impacts organisationnels, les processus métier ainsi que la gestion budgétaire globale associée.
De par notre expérience en France et à l’étranger, nous sommes en mesure de formaliser vos besoins et de les diffuser aux organismes les plus pertinents au regard de votre contexte, le cas échéant au travers d’un appel d’offres ou une simple expression de besoins. Nos réseaux publiques et privés connaissent notre approche et réagissent rapidement.
Nous faisons les démarches auprès de nos réseaux mais plus précisément auprès des collectivités et organismes locaux pour élaborer des dossiers d’aides notamment logistiques, financières, immobilières et/ou de transport (mise en place d’un arrêt de bus auprès du site par exemple). Nous examinons également les bassins d’emploi et tous les dispositifs existants pour faciliter le recrutement et la formation initiale.
Nous savons élaborer le plan d’architecture, la disposition du mobilier interne du centre de contacts et son choix, dans le strict respect des normes logistiques (acoustiques, sécurité, etc.) y compris les espaces comme les salles de repos, de formation, et les espaces restauration. Nous coordonnons également les différents corps de métier dans le projet d’implantation après évaluation, négociations et contractualisation des devis, dans le respect du budget et du planning impartis. Dans la même approche, nous vous accompagnons, en collaboration avec les organismes d’état et autres sources, sur le recrutement et la formation de vos ressources en tirant partie des aides économiques et logistiques disponibles. En matière de formation, nous en assurons la conception, la planification, l’animation et le suivi des formateurs ainsi formés (dans une logique ‘train the trainer’). En complément, nous saurons être près de vous pour la mise en place de l’organisation de l’activité, des procédures, de la gestion des compétences, de la stratégie de bascule des flux, des outils de contrôle et reporting ainsi que de la politique qualité. Si vous possédez déjà un ou plusieurs centres et que vous souhaitez importer les mêmes organisations et modes de fonctionnement, nous saurons le faire en challengeant ou rafraîchissant certains dispositifs si vous en êtes d’accord. Un « clé en main » sous-entend également la partie technique où nous sommes en mesure de choisir et d’implémenter pour vous une solution de centre de contacts omnicanale ou CRM capables de s’interfacer avec votre écosystème technique applicatif et physique. Simple expression de besoins ou appel d’offres exhaustif, nous gérons pour vous toutes ces étapes en parfaite symbiose avec vos besoins et vos services Achats et Juridique. Dans le cas d’une extension de vos systèmes au nouveau site, nous saurons gérer le projet en mode agile ou traditionnel.
Une fois le centre mis en place, nous sommes le cas échéant en capacité de gérer la transition opérationnelle dans l’attente de votre Manager de site en assurant son animation, le suivi de la satisfaction client et collaborateur, ainsi que des résultats dans une recherche de rentabilité et de performance.
Après un certain temps d’activité, en vitesse de croisière, nous proposons d’analyser votre site et d’identifier les opportunités d’amélioration à partir desquelles, nous co-construisons les plans de progrès selon plusieurs axes : organisation, processus métiers, outils et compétences humaines.
Enfin, ViiTAMiNE est à même de vous assister dans l’accompagnement au changement en période critique de migration d’outils, d’amélioration continue et/ou de transformation voire restructuration interne.
- Quelles sont les principaux prérequis dans la recherche d’un site ?
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Nous pouvons en citer trois a minima :
- La prise en compte d’une stratégie d’entreprise plus large que la simple recherche d’un site et la cohésion autour de cette stratégie. En effet le site représente un des dispositifs essentiels à la commercialisation et à la gestion de la Relation Client à distance. Il est donc au cœur de l’entreprise et doit en servir les objectifs.
- Si vous avez déjà des centres de contacts, le recueil précis de ce qui va être partagé, conservé, modifié en termes d’organisation, processus, technologies et méthodes opérationnelles.
- La prise en considération de la géographie de votre réseau d’agences ou points de production si vous en avez.
- Combien de temps faut-il pour rechercher un site et le déployer ?
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Il est difficile de donner une estimation précise car tout dépend de l’importance du centre, de l’expression de besoins, de la réactivité des organismes sollicités et des acteurs internes à l’entreprise. De par notre expérience, nous pouvons l’évaluer entre 6 mois et 2 ans selon les complexités citées plus haut, que ce soit de la recherche de site à son déploiement opérationnel, incluant par exemple plusieurs vagues de recrutement dans le cadre de sa montée en charge progressive.
- Comment Viitamine peut-il assurer l’ensemble du spectre ?
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Viitamine possède une équipe de consultants senior très spécialisés qui ont acquis une forte expertise technique et opérationnelle auprès des marques, ou prestataires de services de la Relation Client externalisée (BPO). Certains ont orchestré la conception, la recherche, la mise en place et même le management des centres en France et en Europe en s’appuyant sur leur propre experience mais également sur les savoir-faire et les compétences de ses confrères spécialisés dans les ressources humaines (recrutement, formation) et/ou dans les technologies liées à la Relation Client. Ce vivier de compétences garantit à lui seul la couverture complète des prestations nécessaires à l’ouverture d’un site.
